Come si misura l’efficienza di un processo di riconciliazione finanziaria?

Quando possiamo dire che un processo di riconciliazione sia efficiente?

La condizione che tale processo abbia riconciliato gli incassi esaminati, abbinando in modo efficace i pagamenti ricevuti alle relative fatture (obbiettivo raggiunto), da sola non è sufficiente a poter anche affermare che quel processo abbia funzionato in modo efficiente!

Per determinarne l’efficienza esistono delle metriche di cui abbiamo parlato in precedenti articoli; vediamole contestualizzate in un processo finanziario, indipendentemente dal fatto che sia eseguito manualmente o attraverso automazione.

Misure di efficienza

📌Il tempo di ciclo, misura il tempo necessario per completare il processo di riconciliazione dall’inizio alla fine. Si intende dal momento in cui un incasso si manifesta nella rendicontazione dell’E/C.

La riduzione di questo tempo è un indicatore di maggiore efficienza del processo.

Come lo calcoliamo:

Tempo Totale Impiegato per Tutte le Riconciliazioni \ Numero Totale di Riconciliazioni Effettuate

📌Il rateo di difetti, o tasso di errori, indica la frequenza con cui si verificano errori nell’attribuzione dei pagamenti alle fatture corrispondenti, con richiesta di interventi correttivi. Nei sistemi automatizzati è correlabile al concetto di “falso positivo”, ossia quando delle riconciliazioni ritenute perfettamente riuscite, in realtà non lo sono.

Un basso tasso di errori segnala un’alta efficienza e affidabilità del processo.

Come lo calcoliamo:

Tasso di Errori = (Numero di Riconciliazioni Errate / Numero Totale di Riconciliazioni Effettuate) x 100

📌Il tasso di intervento manuale, correlato con il tasso di utilizzo delle risorse che misura il grado di utilizzo efficace delle risorse impiegate nel processo. Entrambi i KPI si concentrano sull’ottimizzazione dell’impiego delle risorse disponibili (umane nel primo caso, e umane o materiali nel secondo) per massimizzare l’efficienza. In uno scenario di processo automatizzato, il processo risulta maggiormente efficiente al ridursi del tasso di intervento umano.

Lo misuriamo come

Tasso di Intervento Manuale=(abbinamenti che richiedono intervento manuale /​pagamenti totali processati ) × 100

📌Lo “First Pass Yield (FPY)” o tasso di automazione, è una metrica estremamente rilevante poiché indica la percentuale di incassi abbinati correttamente al primo tentativo senza necessità di interventi manuali per correzioni.
Un elevato FPY è indice di un processo automatizzato efficiente e affidabile.

Come lo calcoliamo:

Tasso di Automazione=(Numero di Riconciliazioni Perfette / Numero Totale di Riconciliazioni Effettuate) × 100

📌La soddisfazione del cliente, ossia il percepito dei clienti (interni o esterni) riguardo la rapidità e l’affidabilità del processo di riconciliazione. Un processo di riconciliazione efficiente e accurato contribuisce positivamente alla soddisfazione del cliente, che è un obiettivo finale dell’ottimizzazione dei processi.

Questa metrica può essere valutata attraverso sondaggi o feedback dei clienti riguardo la rapidità e l’affidabilità del processo di riconciliazione.

Quando si automatizza il processo.

Qualora vi sia la trasformazione del processo da un basso tasso di automazione ad un alto tasso di automazione, è interessante considerare non solo il confronto delle metriche ante e post, ma un ulteriore e importante KPI:

💹il COST SAVING, che calcola il risparmio complessivo ottenuto attraverso l’automazione del processo di riconciliazione rispetto al metodo manuale precedente, considerando sia i costi diretti che quelli indiretti (come ad esempio il tempo del personale preposto alla supervisione del processo).

Risparmio di Costi = Costi Metodo Manuale − Costi Metodo Automatizzato

Considerare le metriche che abbiamo esaminato sopra, può essere utile in questi casi:

• 💡 quando si voglia misurare l’efficienza del processo in essere per identificare possibili aree di miglioramento;

• 💡 quando si voglia definire un business case per vagliare l’opportunità di automatizzare un processo oggi condotto manualmente, al fine di confrontare le metriche attuali con la stima della loro evoluzione a seguito dell’automazione.

Un caso d’uso di applicazione dei KPI

In K Linx abbiamo progettato la dashboard di monitoraggio delle risultanze della riconciliazione, allineata alle metriche comunemente utilizzate nell’automazione dei processi.

Esprimiamo infatti il FPY nella sezione degli abbinamenti cosiddetti “perfetti“, così come il tasso di intervento manuale è rappresentato dalla sezione “abbinabili” (proposte di abbinamento che richiedono supervisione) e dalla sezione dei bonifici “no-match“.

La sezione degli abbinabili può contenere a sua volta delle proposte che, supervisionate dall’operatore, possono confluire nella sezione dei FPY in quanto già perfette così come sono state proposte.

Infine il rateo dei difetti, tendente allo zero.

Sono rari infatti i casi di abbinamenti riconciliati, intesi come “perfetti” dal sistema, che abbiano avuto reclami in quanto errati.

Consideriamo questo specifico KPI come una medaglia sul petto.

Mario S. Farris

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