Payment Matching Automation + ICR = Accounts Receivable Intelligence

L’automazione della gestione incassi con una soluzione di PAYMENT MATCHING genera EFFICIENZA con effetti positivi ed immediati nella CONTABILITA’ CLIENTI e determina BENEFICI come ad esempio la drastica riduzione delle risorse dedicate alla riconciliazione, tempestività nella registrazione degli incassi, qualità dei dati gestiti e tracciabilità granulare delle movimentazioni finanziarie in ingresso.

Prendendo a caso una soluzione di payment matching automation (K Linx, la prima che mi è venuta in mente giacchè è di proprietà di Workgroup Consulting, la mia azienda NdR), essa dispone di sofisticati algoritmi per la gestione dei pagamenti destrutturati (es. i bonifici, quelli che tipicamente causano operosità indesiderate per la di cui riconciliazione) in ingresso ai conti correnti aziendali.

Il riconoscimento dell’ordinante, l’analisi semantica delle causali di pagamento ed il calcolo combinatorio statistico sono alcune delle principali strategie di K Linx che opportunamente mixate consentono di abbinare fra l’80 ed il 90% del volume dei bonifici elaborati, classificandoli secondo diversi gradienti di “certezza” dell’abbinamento.

All’utente della Contabilità Clienti è lasciato il solo onere di confermare con un click quanto proposto dalla soluzione. Una successiva fase automatica contabilizza gli incassi confermati, chiudendo il giro.

Una importante innovazione introdotta recentemente in K Linx consiste in una funzionalità che da oggi permetterà la gestione automatizzata dei pagamenti effettuati tramite documenti scritti a penna (es. bollettini postali).

La necessità di poter gestire automaticamente anche i bollettini compilati a mano, recepita presso alcuni nostri potenziali clienti, è stata un’altra sfida raccolta dal nostro laboratorio di ricerca e sviluppo: dopo la valutazione delle tecnologie in essere per la traduzione della scrittura manuale, è stata sviluppata una sinergia fra K Linx e la soluzione di Intelligent Character Recognition (ICR) di una azienda partner.

Tramite l’elaborazione ICR delle immagini digitalizzate dei bollettini postali, vengono acquisite da questi le informazioni utili per il riconoscimento di chi ha effettuato il pagamento e la causale dello stesso, trasformando la grafia in stringhe contenenti caratteri digitali.

Una successiva fase in K Linx normalizza e contestualizza le stringhe (caratteri e numeri) riconosciute in prima istanza. Il tutto viene quindi sottoposto agli algoritmi già in essere di K Linx che abbinano gli accrediti dei bollettini ai relativi titoli di credito, con l’ausilio di quanto tradotto dalla scrittura manuale.

Questo è un altro importante passo per K Linx e attesta la nostra significativa specializzazione nella gestione dei pagamenti destrutturati, nonché la legittimazione a fregiare K Linx dell’appellativo di ACCOUNT RECEIVABLES INTELLIGENCE per la densità e complessità degli algoritmi in essa contenuti e per le capacità di analisi offerte dalle dashboard a corredo.

Già da tempo nella gestione dei bonifici abbiamo la consapevolezza di ottenere un livello di payment-matching superiore ad altre soluzioni di mercato.

Ora, con l’adozione dell’ICR, possiamo generare automaticamente le traduzioni del contenuto dei bollettini scritti a mano e già miriamo, non paghi, ad ulteriori sfide come ad esempio l’automazione della gestione delle cambiali. Ancora oggi vi sono infatti realtà legate al mondo del recupero crediti che gestiscono annualmente decine e decine di migliaia di effetti cartacei, con un onere non indifferente.

Il valore che noi offriamo con K Linx è quello di liberare le aziende da operosità gravose per dedicare tempo ed energie ad attività più proficue per il proprio business.

L’automazione della riconciliazione incassi per efficientare la filiera del credito.

Il processo di RICONCILIAZIONE degli incassi tratta l’abbinamento dei pagamenti alle partite contabili aperte che hanno generato il credito, provvedendo quindi alla registrazione dell’incasso nel SISTEMA CONTABILE aziendale.
Nelle aziende questo processo può essere svolto manualmente, con onerosità direttamente proporzionale all’aumento del volume dei pagamenti in ingresso, oppure in automatico con l’ausilio di una soluzione informatica.

Le imprese che necessitano maggiormente di una gestione automatizzata sono quelle il cui credito è contraddistinto dalla ricezione di numerosi movimenti di accredito dai clienti.

Il sistema bancario offre alle imprese la possibilità di incassare mediante tipologie di pagamento che facilitino la riconciliazione, grazie alla presenza di riferimenti certi nelle causali, fatti transitare fra le varie entità che entrano in gioco nel percorso azienda->banca->cliente->banca->azienda; da qui le cosiddette forme tecniche che possiamo definire strutturate, come ad esempio i SDD, i Bollettini postali, le RIBA etc.

Ciò nonostante, la riconciliazione è ancora onerosa quando siamo in presenza consistente di pagamenti “disguidati”, quelle casistiche dove su iniziativa spontanea del cliente o per reazione ad insoluti sollecitati o non sollecitati, il pagamento che originariamente era previsto con forma tecnica strutturata giunge invece come bonifico, forma tecnica destrutturata per eccellenza. Questa tipologia di pagamento non prevede infatti l’impostazione di riferimenti obbligatori, pertanto la causale può contenere qualsiasi cosa nel formato voluto da chi ha predisposto il bonifico. Anche l’ordinante del pagamento talvolta è difficile da identificare rispetto all’anagrafica clienti dell’azienda beneficiaria dello stesso.

Ciò determina operatività indesiderata che le organizzazioni tendono a gestire manualmente. Se anche solo il 3% dei pagamenti rientrasse in questa casistica, su volumi importanti la loro gestione sarebbe un costo non indifferente.

Nel mercato esistono vari ERP e soluzioni gestionali che hanno anche la funzionalità di riconciliazione dei pagamenti, tipicamente per le forme tecniche strutturate; molto raramente per quelle destrutturate quali BONIFICI e Bollettini compilati a mano.

Dalle considerazioni fatte si desume che una riconciliazione incassi efficace è quella che è in grado di trattare tutte le forme tecniche di pagamento, in particolare quelle DESTRUTTURATE.

L’automazione della gestione incassi genera EFFICIENZA con effetti positivi ed immediati nella CONTABILITA’ CLIENTI e determina BENEFICI come ad esempio la drastica riduzione delle risorse dedicate alla riconciliazione, tempestività nella registrazione degli incassi, qualità dei dati gestiti e tracciabilità granulare delle operazioni finanziarie.

Evidenziamo in particolare i benefici indotti a favore della filiera del CREDITO: con la riconciliazione incassi automatizzata è possibile infatti identificare tempestivamente chi, cosa e quando paga, e altrettanto tempestivamente identificare chi sia in ritardo col pagamento e possa rappresentare un potenziale rischio di “credito in sofferenza”.

Di fatto viene abilitato l’efficientamento della filiera del credito nel senso più ampio, producendo benefici sostanziali anche nel processo di recupero del credito. Il dialogo diretto o indiretto della soluzione di riconciliazione incassi con la piattaforma automatizzata di recupero del credito costituisce una sinergia vincente:

a) la riconciliazione dei pagamenti riconosce anche i possibili insoluti, alimentando tempestivamente la piattaforma di recupero del credito;

b) questa attiva le strategie di sollecito e recupero congegnate dal credit manager, rimanendo strettamente sintonizzata con la soluzione di riconciliazione per essere informata degli esiti (positivi e non) dei solleciti.

La comunicazione bidirezionale fra le due piattaforme abilita un processo virtuoso:

• i potenziali insoluti sono identificati a tempo zero;
• i nuovi incassi generati dalla piattaforma di recupero crediti sono riconciliati e comunicati alla medesima piattaforma in modalità altamente efficace;
• essendo la riconciliazione degli incassi tempestiva, i solleciti avvengono con margine di errore minimo (non vengono sollecitati clienti che in realtà hanno già provveduto al pagamento);
• la stipula dei piani di rientro genera nuovi “titoli di credito”, comunicati sia al sistema contabile, sia alla soluzione di riconciliazione che provvede conseguentemente ad allineare il credito atteso con la nuova situazione.

Le soluzioni di Workgroup per la CREDIT CHAIN
Workgroup produce e commercializza K Linx, la soluzione enterprise per la riconciliazione automatizzata ed efficientata.

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