Come si misura l’efficienza di un processo di riconciliazione finanziaria?

Come si misura l’efficienza di un processo di riconciliazione finanziaria?

Quando possiamo dire che un processo di riconciliazione sia efficiente?

La condizione che tale processo abbia riconciliato gli incassi esaminati, abbinando in modo efficace i pagamenti ricevuti alle relative fatture (obbiettivo raggiunto), da sola non è sufficiente a poter anche affermare che quel processo abbia funzionato in modo efficiente!

Per determinarne l’efficienza esistono delle metriche di cui abbiamo parlato in precedenti articoli; vediamole contestualizzate in un processo finanziario, indipendentemente dal fatto che sia eseguito manualmente o attraverso automazione.

Misure di efficienza

📌Il tempo di ciclo, misura il tempo necessario per completare il processo di riconciliazione dall’inizio alla fine. Si intende dal momento in cui un incasso si manifesta nella rendicontazione dell’E/C.

La riduzione di questo tempo è un indicatore di maggiore efficienza del processo.

Come lo calcoliamo:

Tempo Totale Impiegato per Tutte le Riconciliazioni \ Numero Totale di Riconciliazioni Effettuate

📌Il rateo di difetti, o tasso di errori, indica la frequenza con cui si verificano errori nell’attribuzione dei pagamenti alle fatture corrispondenti, con richiesta di interventi correttivi. Nei sistemi automatizzati è correlabile al concetto di “falso positivo”, ossia quando delle riconciliazioni ritenute perfettamente riuscite, in realtà non lo sono.

Un basso tasso di errori segnala un’alta efficienza e affidabilità del processo.

Come lo calcoliamo:

Tasso di Errori = (Numero di Riconciliazioni Errate / Numero Totale di Riconciliazioni Effettuate) x 100

📌Il tasso di intervento manuale, correlato con il tasso di utilizzo delle risorse che misura il grado di utilizzo efficace delle risorse impiegate nel processo. Entrambi i KPI si concentrano sull’ottimizzazione dell’impiego delle risorse disponibili (umane nel primo caso, e umane o materiali nel secondo) per massimizzare l’efficienza. In uno scenario di processo automatizzato, il processo risulta maggiormente efficiente al ridursi del tasso di intervento umano.

Lo misuriamo come

Tasso di Intervento Manuale=(abbinamenti che richiedono intervento manuale /pagamenti totali processati ) × 100

📌Lo “First Pass Yield (FPY)” o tasso di automazione, è una metrica estremamente rilevante poiché indica la percentuale di incassi abbinati correttamente al primo tentativo senza necessità di interventi manuali per correzioni.
Un elevato FPY è indice di un processo automatizzato efficiente e affidabile.

Come lo calcoliamo:

Tasso di Automazione=(Numero di Riconciliazioni Perfette / Numero Totale di Riconciliazioni Effettuate) × 100

📌La soddisfazione del cliente, ossia il percepito dei clienti (interni o esterni) riguardo la rapidità e l’affidabilità del processo di riconciliazione. Un processo di riconciliazione efficiente e accurato contribuisce positivamente alla soddisfazione del cliente, che è un obiettivo finale dell’ottimizzazione dei processi.

Questa metrica può essere valutata attraverso sondaggi o feedback dei clienti riguardo la rapidità e l’affidabilità del processo di riconciliazione.

Quando si automatizza il processo.

Qualora vi sia la trasformazione del processo da un basso tasso di automazione ad un alto tasso di automazione, è interessante considerare non solo il confronto delle metriche ante e post, ma un ulteriore e importante KPI:

💹il COST SAVING, che calcola il risparmio complessivo ottenuto attraverso l’automazione del processo di riconciliazione rispetto al metodo manuale precedente, considerando sia i costi diretti che quelli indiretti (come ad esempio il tempo del personale preposto alla supervisione del processo).

Risparmio di Costi = Costi Metodo Manuale − Costi Metodo Automatizzato

Considerare le metriche che abbiamo esaminato sopra, può essere utile in questi casi:

💡 quando si voglia misurare l’efficienza del processo in essere per identificare possibili aree di miglioramento;

💡 quando si voglia definire un business case per vagliare l’opportunità di automatizzare un processo oggi condotto manualmente, al fine di confrontare le metriche attuali con la stima della loro evoluzione a seguito dell’automazione.

Un caso d’uso di applicazione dei KPI

In K Linx abbiamo progettato la dashboard di monitoraggio delle risultanze della riconciliazione, allineata alle metriche comunemente utilizzate nell’automazione dei processi.

Esprimiamo infatti il FPY nella sezione degli abbinamenti cosiddetti “perfetti“, così come il tasso di intervento manuale è rappresentato dalla sezione “abbinabili” (proposte di abbinamento che richiedono supervisione) e dalla sezione dei bonifici “no-match“.

La sezione degli abbinabili può contenere a sua volta delle proposte che, supervisionate dall’operatore, possono confluire nella sezione dei FPY in quanto già perfette così come sono state proposte.

Infine il rateo dei difetti, tendente allo zero.

Sono rari infatti i casi di abbinamenti riconciliati, intesi come “perfetti” dal sistema, che abbiano avuto reclami in quanto errati.

Consideriamo questo specifico KPI come una medaglia sul petto.

Mario S. Farris

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Si può misurare l’efficienza?

Si può misurare l’efficienza?

L’efficienza si misura generalmente attraverso il rapporto tra output prodotto e input utilizzato.

In termini matematici, può essere espressa come:
Efficienza = Output / Input.

Questo rapporto misura la capacità di un processo di trasformare gli input (risorse quali tempo, denaro e materiali) in output (prodotti e servizi), massimizzando le risorse a disposizione.

Un valore più alto indica una maggiore efficienza, perché implica che per ogni unità di risorsa impiegata si ottiene più output.

Esistono diversi modi specifici per misurare l’efficienza, a seconda del contesto:

L’efficienza operativa, che misura quanto efficacemente un’organizzazione utilizza le sue risorse per produrre beni o servizi. Può essere valutata attraverso indicatori come il costo per unità prodotta, il tempo di ciclo di produzione o il tasso di utilizzo delle capacità.

L’efficienza energetica, che valuta la quantità di energia consumata rispetto all’output prodotto.
È spesso espressa in termini di energia per unità di prodotto o servizio fornito.

L’efficienza economica, che misura il rapporto tra il valore dell’output prodotto e il costo degli input utilizzati. Un’alta efficienza economica indica che l’entità sta generando un maggiore valore economico con minori risorse.

L’efficienza dei processi, focalizzata su come le procedure specifiche trasformano gli input in output. Gli strumenti per misurare questa efficienza includono l’analisi dei flussi di lavoro, la mappatura dei processi e l’analisi dei tempi.

Per poter misurare l’efficienza in modo efficace, è importante stabilire metriche chiare e misurabili, raccogliere dati accurati e analizzare questi dati nel tempo per identificare tendenze, miglioramenti o aree che necessitano di ottimizzazione.

Occupandomi da diversi anni di automazione ed efficientamento di processi aziendali, mi soffermerò in particolare sulla misurazione dell’efficienza nei processi, dove possono essere utilizzate diverse metriche chiave che forniscono approfondimenti sulla performance e aiutano a identificare eventuali possibilità di miglioramento.

Ecco alcune delle metriche più comunemente utilizzate:

Tempo di Ciclo: il tempo totale necessario per completare un processo dall’inizio alla fine. La riduzione del tempo di ciclo è spesso un obiettivo chiave per migliorare l’efficienza dei processi.

Rateo di Difetti: la percentuale di output che non soddisfa gli standard di qualità, indicando l’efficienza del processo in termini di produzione di beni o servizi di alta qualità.

First Pass Yield (FPY): la percentuale di prodotti o servizi che soddisfano i criteri di qualità al primo tentativo, senza bisogno di ritocchi o correzioni, offrendo una misura diretta dell’efficienza qualitativa.

Lead Time: il tempo che intercorre tra la ricezione dell’ordine e la consegna del prodotto finito al cliente. La riduzione del lead time migliora la soddisfazione del cliente e l’efficienza operativa.

Tasso di Utilizzo delle Risorse: misura quanto efficacemente le risorse (umane, materiali, finanziarie) sono impiegate nel processo produttivo. Un utilizzo efficiente delle risorse riduce gli sprechi e aumenta la produttività.

Queste metriche, utilizzate correttamente, possono offrire alle organizzazioni una comprensione approfondita della loro efficienza dei processi, poiché consentono di identificare le aree di forza e di debolezza e di implementare interventi mirati di miglioramento.

Mario S. Farris

Efficacia ed Efficienza nei processi aziendali.

PROCESSI EFFICACI, EFFICIENTI O… ENTRAMBI?

In questo articolo approfondisco e metto a confronto due termini fondamentali nel mondo del lavoro e della produttività, EFFICACIA ed EFFICIENZA, spesso usati come se fossero intercambiabili, ma che in realtà hanno significati distinti.

Da anni mi dedico all’automazione e all’efficientamento di processi aziendali, e la mia esperienza come imprenditore e consulente per realtà di vari settori, in particolare nel finance, mi ha permesso di apprezzare la differenza e l’importanza di essere sia efficaci che efficienti.

L’importanza dell’efficacia

L’EFFICACIA riguarda la capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati e ottenere i risultati desiderati.

Quando siamo efficaci significa che le nostre azioni producono l’impatto previsto e portano al successo delle nostre iniziative.

L’efficacia si focalizza sul “cosa” otteniamo, indipendentemente dal modo in cui lo facciamo.

Il ruolo dell’efficienza

L’EFFICIENZA, invece, si riferisce al modo in cui sfruttiamo le risorse disponibili (tempo, denaro, risorse umane etc.) per raggiungere gli obiettivi.

Essere efficienti significa utilizzare al meglio queste risorse, riducendo gli sprechi e migliorando la produttività.

L’efficienza riguarda il “come” facciamo le cose, cercando di ottimizzare il processo e minimizzare i costi..

Idealmente, vorremmo e dovremmo essere sia efficaci che efficienti nel nostro lavoro, in modo da ottenere i migliori risultati possibili, con il minor sforzo e spreco di risorse.

A mio modo di vedere, l’EFFICIENZA porta implicitamente con sé anche il concetto di EFFICACIA, con il plus dell’ottimizzazione di come raggiungiamo il nostro scopo.

Calandoci nelle realtà operative della nostra quotidianità, tra le tecnologie oggi disponibili, l’intelligenza artificiale può aiutarci proprio ad essere più efficienti, ottimizzando una vasta gamma di processi, permettendoci di risparmiare tempo e risorse.

Ma cos’ha l’intelligenza artificiale di così speciale?

Per rispondere a questa domanda, parliamo anzitutto di “traditional computing”, ossia le automazioni di processo realizzate con linguaggi di programmazione tradizionali (COBOL, JAVA, C#, Python etc.) dove il business analyst e lo sviluppatore debbono identificare in modo molto preciso ed esaustivo i vari scenari del processo in esame e le tipologie di dati trattati, implementando le tipiche logiche di programmazione if – then – else.

Cosa succede se si verificano degli scenari inaspettati oppure dei dati non rientranti nelle tipologie o contenuti attesi?

L’automatismo si blocca, oppure quei dati vengono scartati lasciando alla supervisione degli operatori tutte quelle situazioni non gestite dal processo automatico.

Le peculiarità del cognitive computing.

Negli ultimi anni, grazie alla nuova primavera che sta vivendo l’intelligenza artificiale, ci viene in soccorso la “cognitive computing”, che diversamente da quanto visto per il traditional compunting, per poter essere applicata su un particolare processo non necessita di istruzioni specifiche sul da farsi, bensì di un addestramento intensivo (il cd machine learning) basato su una mole consistente di dati di training.

Tale apprendimento genera delle mappature statistiche interne all’algoritmo di cognitive computing, tale per cui in fase di esercizio l’algoritmo è in grado di gestire una gamma di situazioni certamente superiore a quante potrebbe gestirne un algoritmo tradizionale, emulando in un certo qual modo quello che farebbe un essere umano che si basa su esperienze precedentemente acquisite per poter affrontare anche scenari di intervento mai verificatisi in precedenza.

Con il vantaggio di una maggiore velocità di esecuzione e la possibilità di essere operativi 24h/24h.

E da qui, grazie ad un cambio di paradigma e con il supporto di tecnologie come l’intelligenza artificiale, si potrà passare da una semplice EFFICACIA ad una più soddisfacente EFFICIENZA.

Immagina come migliorerebbero in quest’ottica i processi della tua azienda, quelli che più di altri sono densi di attività ripetitive, tediose e onerose!

Grazie all’AI, queste attività sarebbero svolte automaticamente, in minor tempo, con meno operatori e a costi inferiori…

Concludo con qualche esempio pratico su progetti di automazione ed efficientamento che abitualmente svolgiamo in K Linx per nostri clienti:

> la verifica o la quadratura di flussi che oggi effettui con excel, a fatica e con possibili errori di copia-incolla;
> la riconciliazione finanziaria degli incassi da bonifici o altri incassi manuali;
> varie operazioni di data entry o altre attività a basso valore aggiunto.

Mario S. Farris