I diversi approcci alla
riconciliazione degli incassi da bonifici.

PREMESSA

Relativamente alla tematica della riconciliazione incassi da bonifici, data la complessità del processo che richiede operatività manuali, ripetitive ed onerose, operatori del mercato come Software solution providers, Operatori Finanziari, Prestatori di Servizi di Pagamento offrono diverse soluzioni, alcune sempre riferite alla gestione degli incassi da bonifici, altre costituenti una alternativa per aggirare le difficoltà connesse alla riconciliazione dei primi. Nei paragrafi seguenti saranno analizzati gli approcci identificabili nel mercato, principalmente orientati a realtà aventi il processo di incasso caratterizzato da significative concentrazioni di bonifici, come avviene ad esempio nel settore finanziario oppure in grandi fatturatori operanti prevalentemente nei settori energetico, idrico e delle telecomunicazioni.

I PRINCIPALI APPROCCI ALLA RICONCILIAZIONE degli INCASSI

TEAM DEDICATO alla RICONCILIAZIONE

Grandi organizzazioni, che devono rispettare specifici SLA interni per la chiusura delle registrazioni di incasso, sia contabili che di altri processi come il risk management, affrontano spesso questa sfida creando team dedicati alla riconciliazione degli incassi. Questa attività è prevalentemente manuale, supportata da funzionalità del software gestionale o da strumenti di office-automation. Un’alternativa è l’esternalizzazione a centri di servizi amministrativi che operano in modo simile.

Il numero di persone nel team dipende dai volumi giornalieri di lavoro, variando da un minimo di 2-5 a un massimo di 6-10. Indipendentemente dal fatto che il processo sia interno o esternalizzato, il costo del personale incide notevolmente su ogni transazione riconciliata. Anche se il processo è efficace per raggiungere l’obiettivo di riconciliazione, non è necessariamente efficiente a causa del numero elevato di risorse umane coinvolte. Inoltre, chi lavora in questo ambito tende a perdere motivazione rapidamente a causa della natura ripetitiva del lavoro.

PRO: efficace in quanto raggiunge l’obiettivo richiesto.

CONTRO: Non efficiente; risorse non motivate data la ripetitività delle operations.

IBAN VIRTUALE per facilitare la riconciliazione

Alcune banche offrono la possibilità di avere un range di IBAN virtuali, costituenti di fatto una serie di alias di un singolo IBAN del conto corrente dell’azienda che aderisce a questo servizio.

Per ogni fattura emessa viene indicato il primo IBAN virtuale disponibile dal range assegnato, che rimane associato a quella fattura. Nel momento in cui perverrà un bonifico che accredita quell’IBAN virtuale, il fatturatore saprà esattamente a quale fattura si riferisce, ottenendo di fatto una riconciliazione perfetta.

PRO: riconciliazione tendente al perfetto.

CONTRO: vincolati ad operare con una specifica banca; non applicabile in contesti di riconciliazione finanziaria complessi; costi di incasso elevati.

PIATTAFORME di PAYMENT COLLECTION

Vi sono diverse piattaforme che consentono di incassare online a fronte della vendita di diversi beni o servizi, dove il pagamento generato è a tutti gli effetti un bonifico, ma con causale pre-impostata dalla piattaforma che conterrà esattamente ciò che il processo di riconciliazione a valle si aspetta di trovare, oppure un bonifico cumulativo a fronte di una serie di pagamenti generati nel corso della giornata per mezzo di una specifica piattaforma.

PRO: riconciliazione tendente al perfetto

CONTRO: L’azienda creditrice e soggetti paganti sono vincolati all’utilizzo di quella specifica piattaforma di incasso.

PIS (Payment Initiation Service) per agevolare la riconciliazione incassi.

Nel contesto del regolamento PSD2 dell’Unione Europea, il meccanismo dei Payment Initiation Service offre alle aziende la possibilità di avviare pagamenti di fatture attraverso il loro software gestionale o una soluzione software collaterale. Tipicamente la PIS è preceduta da un link inviato dal creditore al debitore. Tramite questo link il pagatore dispone un bonifico bancario con i dettagli del beneficiario e la causale già inseriti. Così facendo, si semplifica notevolmente il processo di riconciliazione e registrazione dei pagamenti ricevuti.

PRO: riconciliazione tendente al perfetto

CONTRO: il meccanismo del link (di fatto una Request to Pay) ricevuto genera ancora diffidenza da parte degli utenti che generalmente interpretano il messaggio come un tentativo di phishing. Sistema costoso.

RICONCILIAZIONE INCASSI INTEGRATA NEL GESTIONALE

Nell’ambito finanziario, molti software gestionali e sistemi di tesoreria offrono la funzionalità di riconciliazione incassi da pagamenti strutturati come SDD, Riba e MAV, che facilitano il riconoscimento automatico grazie a riferimenti univoci.

Quando invece si tratta di gestire incassi da pagamenti non strutturati come ad esempio i bonifici, questi sistemi spesso non riescono a offrire performance ottimali.

La sfida nasce dalla complessità di interpretare i riferimenti contenuti in campi a testo libero, un’operazione che richiede una precisione e una specializzazione superiori.

Questa limitazione è comprensibile, considerando che l’attenzione dei team di sviluppo è rivolta principalmente alle funzionalità centrali del sistema gestionale, lasciando in secondo piano la gestione di componenti meno convenzionali.

D’altra parte la mancanza di efficacia nella riconciliazione degli incassi da pagamenti non strutturati può portare a errori di gestione, ritardi e inefficienze che influiscono negativamente sul flusso di cassa e sulla filiera del credito più in generale.

Questo problema si accentua nei contesti dove la velocità e la precisione sono fondamentali come nel factoring, nell’anticipo su fattura e nel credito al consumo, oltre che nei grandi fatturatori come ad esempio le utilities. Senza una soluzione adeguata, tali organizzazioni si trovano a fronteggiare complessità operative aggiuntive, sopperendo con attività manuali onerose e ripetitive.

PRO: l’utente effettua le operazioni di riconciliazione all’interno del gestionale principale.

CONTRO: le performances di riconciliazione automatica dei bonifici non sono ottimali;

RICONCILIAZIONE con BLOCKCHAIN

Con l’avvento delle criptovalute, si è diffuso un marcato ottimismo sulla possibilità di impiegare in svariati ambiti la tecnologia BLOCKCHAIN sottostante.

Stato dell’arte

Nel 2020 si è concluso con successo un progetto coordinato da ABI Lab e promosso da ABI, Spunta Banca DLT, per la riconciliazione delle transazioni interbancarie; in parallelo al progetto ci sono stati nel mercato altri studi di applicazione, sempre in tema di riconciliazione, ma pensare che l’estensione possa riguardare anche i pagamenti B2B, nel contesto attuale e per il breve-medio periodo si configura (IMO) come un obiettivo idealistico.

Dovremmo infatti trovarci in una realtà dove la BLOCKCHAIN sia divenuta pervasiva.

Scenario ideale

Ipotizzando di declinare sulla rete una dinamica tipica del B2B che preveda, oltre all’emissione di un titolo di credito, anche la relativa cessione ad un istituto bancario o ad un factor, il sistema dovrebbe poter consentire una sequenza di questo genere:

1. una azienda “X” emette una fattura inviandola al cliente via Blockchain;
2. quella stessa azienda “X” pone (anticipa) quella fattura a garanzia di un anticipo di liquidità presso la propria banca, agendo sempre sulla rete blockchain;
3. Alla scadenza del pagamento, il debitore salderà quella fattura sulla blockchain; la riconciliazione è implicita. Nel contempo uno smart-contract chiuderà automaticamente la posizione con la banca, dove la fattura è stata anticipata.

L’applicazione pratica di uno scenario come quello sopra richiederebbe una diffusione capillare di questa tecnologia, che al momento è ancora lontana.

PRO: In linea teorica, la riconciliazione è perfetta.

CONTRO: Approccio non applicabile nel breve-medio periodo.

UN APPROCCIO INDIPENDENTE: la piattaforma K LINX

K Linx è una piattaforma di riconciliazione incassi da pagamenti non strutturati come i bonifici, sviluppata e promossa dall’omonima società fintech.

È una soluzione indipendente dalla modalità o canale da cui è stato generato il bonifico; opera in sostanza in modalità agnostica rispetto ai possibili contenuti delle causali o il modo in cui è descritto l’ordinante del bonifico ricevuto.

Essendo stata sviluppata per assolvere a processi automatici di riconciliazione in ambienti finanziari complessi come banche o società di factoring, ciò ha consentito al team K Linx di capitalizzare nel tempo approfondite e specifiche competenze in materia, declinate nella soluzione in sofisticati algoritmi e reti neurali artificiali,  che nell’insieme emulano l’attività di un utente di back-office relativamente al riconoscimento del soggetto pagante rispetto ad uno specifico debitore e alla comprensione del contenuto della causale rispetto alle fatture a cui si riferisce il pagamento.

Peraltro la UI della soluzione, determina una UX di governance del processo e risoluzione delle eccezioni molto semplice e lineare.

Il livello di completezza e maturità della soluzione è elevato.

L’integrazione nei sistemi del cliente è molto semplice.

Il licensing è un SaaS il cui costo è dimensionato sulla base dei volumi annui di n. transazioni di incasso. Negli scenari di realtà corporate (es. Utilities) e del settore finanziario, costituenti di fatto il target della soluzione, riesce ad apportare un cost saving fino al 70% rispetto ad una attività di riconciliazione manuale o semi-automatica. L’incidenza di costo per movimento elaborato è congrua rispetto all’efficientamento di processo erogato.

PRO: soluzione indipendente, innovativa, costo adeguato, integrazione semplice, non richiede all’azienda di adottare piattaforme proprietarie di incasso, né di vincolare i clienti al pagamento tramite specifici canali.

CONTRO: La soluzione, essendo orientata verso il segmento enterprise, può risultare più adatta per realtà di dimensioni più ampie, piuttosto che per le piccole imprese.

clicca per accedere ad una video-animazione explainer su K Linx.